Hej Johan,

Jag arbetar som gruppchef på ett konsultföretag och har gjort det under tre års tid men har precis kommit tillbaka från min första föräldraledighet som varat ett drygt år. Jag har fått en ny manlig kollega som är baserad i en annan stad. Vi rapporterar till samma chef. Redan första dagen fick jag ett mail från min kollega med en tydlig översittarattityd och inser att jag behöver hjälp med att bemöta personen i fråga. Jag känner mig arg och förminskad och behöver veta hur jag ska bemöta detta utan att jag ska agera i affekt. Vi ska trots allt jobba tillsammans framöver. 

 ”Hej Amanda,

Jag antar att du har en överfull mailkorg efter sååå lång tid borta då du prioriterade att vara med ditt barn. Hoppas folk fortfarande kommer ihåg dig. :)

Jag ville bara se till, innan du svarar på något meddelande som ber om din support, att du stämmer av med mig. Alla dina mail ska gå igenom mig först!

Sammantaget vill vi inte skicka dubbla signaler eller orsaka mer röra. ;)

Boka ett möte med mig! Du vet vart du hittar min kalender. Jag förväntar mig att du bokar något imorgon!

 Om du har några frågor så är jag här för att hjälpa dig. Jag är säker på att du inte vet vad som händer.

 Se också till att anteckna under överlämningen på måndag. Ta med papper och penna så du kan memorera bättre och inte blir förvirrad. Jag vill också ha din rapport klar tills dess!

Lukasz” 

 Hur ska jag bemöta det här mailet och kollegan? 

 Tack på förhand. 

 /Amanda

SVAR:

Hej Amanda,

Jag förstår att du går igång. Hade jag fått ett sånt mail skulle jag fått tygla min impuls att ta honom i hampan och förklara ett och annat. Men som du själv säger är det nog inte den bästa lösningen – som första åtgärd. 

 Det vi inte vet hittar vi på! Vi fyller luckor i vår kunskap om varför andra gör som de gör med våra fantasier och tolkningar. Det sker hela tiden och är en naturlig process som vi behöver för att göra världen begriplig och sammanhängande. Men det är en lömsk process som också bidrar till att skapa missförstånd, konflikter och osäkerhet. Våra tolkningar tenderar nämligen att vara mer negativa än verkligheten.

Om vi gör misstaget att göra om våra tolkningar till sanning så ställer det till problem. När vi agerar på våra negativa föreställningar blir de snart självuppfyllande profetior och vi skapar den verklighet vi egentligen inte vill ha. Det som händer dig nu är ett typiskt exempel. 

Även om jag tycker ditt omdöme verkar rimligt så bygger den på en tolkning. Du uppfattar att Lukasz har en tydlig översittarattityd och det bygger på din tolkning av Lukasz, vilka avsikter eller föreställningar som ligger bakom hans ord.

Om du gör din tolkning till en objektiv sanning ökar risken att du blir för aggressiv eller för undfallande. Om du däremot tänker att du uppfattar det du läser som uttryck för en översittarattityd tar du ansvar för att det är din tolkning och även om det på ytan låter som en detalj är skillnaden stor mot att tänka att han är en översittare. 

Ni är precis i inledningen av ert samarbete och då sätts tonen. Möt honom med värdighet, bestämdhet och generositet. Som en matriark. Ta ett djupt andetag och försök ”fintolka” mailet. Med det menar jag att du ska anstränga dig att hitta Lukasz’ goda avsikter. Om jag gör det kan jag ana både att han verkar vilja ta ansvar gentemot kunden och att du ska få hjälp att komma tillbaka.

Om jag var du skulle jag svara något i den här stilen:

”Tack för ditt mail Lukasz.

 Jag uppskattar både din omsorg om kunden och att du vill underlätta för mig att komma tillbaka. Det är jätteviktigt för mig att vi inte skickar dubbla budskap till våra kunder. 

Du skriver att du vill att all kommunikation ska stämmas av med dig och att jag bör ta anteckningar med papper och penna. Jag förstår och uppskattar att du vill ha kontroll så att vi inte sänder fel budskap till våra kunder. Men jag vill samtidigt berätta att jag inte uppskattar att få detaljerade instruktioner om vad och hur jag ska göra saker. Det gör mig inte glad. 

Med det sagt vill jag säga att jag inte har några problem att anpassa mig och spela andrafiolen. Det kan vara klokt då du har initiativet hos den här kunden. Men jag vill att vi kommer överens om hur vi lägger upp arbetet tillsammans. 

Hoppas du förstår och uppskattar detta. Jag bokar in mötet så talar vi om saken. Hör av dig om det är något du undrar.”

Du måste förstås hitta din ton men om du följer mina råd så minskar risken att ni springer ner i ett ännu djupare kaninhål. Håll svaret kort, var vänlig och bestämd. Beskriv hela din upplevelse: Observationer (vad han faktiskt skrivit), din tolkning, vad du känner och vill.  Då minskar tomrummen som han behöver fylla i med negativa föreställningar.

Om Lukasz är vettig kommer han förstå det du säger och beskriva vad han menar och vill. Om hans svar inte övertygar dig om att han faktiskt förstår hur han behöver bete sig med dig är det nog bra att ta upp det med din chef och be om hjälp. Klargör att du inte ”skvallrar” utan vill ha hans eller hennes hjälp med hur du ska göra. Det finns nämligen en fälla här och den är att du får rollen som ”offerkoftan som springer till chefen”. Se till att du inte trampar i den.

Har du en bra chef kommer han eller hon att kunna avgöra vad som är ett bra sätt att gå framåt. Det är din chefs uppgift att hjälpa honom på plats och få åtminstone någon uppfattning om hur han fungerar.  

Jag anar att du kanske redan svarat Lukasz på något sätt men hoppas ändå att mina reflektioner och råd kan vara användbara för dig. Det finns ju en del som talar för att det här kan bli besvärligt och då är det viktigt att du hittar matriarken i dig. Keep your cool, var bestämd och öppna dig för att eventuellt bli överraskad – det kan ju visa sig att Lukasz trots allt är helt OK men behöver din hjälp att förstå hur han måste kommunicera och uppföra sig hos er.

Lycka till och berätta gärna hur det gick.

Johan

Johan Grant är legitimerad psykolog, fil. dr och ledarskapsexpert.

Vill du också få en fråga besvarad av Johan Grant? Mejla fragajohan@bulletin.nu

Johan Grants första frågespalt: Generation YZ sämre rustad att hantera motstånd